FM/CAFM

Das Facilitymanagement (FM), definiert in DIN EN15221-1, sorgt als Sekundärprozess für einen langfristigen Erhalt oder eine Erhöhung der Vermögenswerte von Unternehmen in Form von Bausubstanz, Anlagen und Einrichtungen.

Dazu gehören technische, infrastrukturelle und kaufmännische Aufgaben wie zum Beispiel das Überwachen der Haustechnik, das Organisieren und Beauftragen von Gebäude-Dienstleistungen, das Erstellen von Ausschreibungsunterlagen für Umbau und Instandhaltung sowie das Beschaffungsmanagement für sämtliche Gebrauchsgüter von der Energie bis zum Werbemittel.

Der immer größer werdende Kostendruck auf die Unternehmen veranlasst sie, stetig ihre Verbesserungs- und Kostensenkungspotenziale zu ermitteln und diese auch umzusetzen. Deshalb wird es notwendig, auch das Facilitymanagement eines Unternehmens strategisch neu zu betrachten, da die Liegenschaftskosten nach den Personalkosten den größten Kostenblock innerhalb eines Unternehmens ausmachen.

Facilitymanagement ist ein ganzheitlicher, strategischer und lebenszyklusbezogener Managementansatz, um Gebäude, ihre Systeme, Prozesse und Inhalte kontinuierlich bereitzustellen, funktionsfähig zu halten und an die wechselnden organisatorischen und marktgerechten Bedürfnisse anzupassen. Es optimiert so den Betrieb, die Wirtschaftlichkeit, die Nutzung, die Vermarktung und die Werterhaltung der gesamten Liegenschaften und Einrichtungen einschl. aller hierfür notwendigen Prozesse und erreicht dadurch eine ganzheitliche und umfassende Immobilien-, Einrichtungs- und Infrastruktur -erstellung, -bereitstellung und -bewirtschaftung mit dem Ziel den Ertrag langfristig zu steigern, die Qualität zu sichern und Wert zu erhalten.

Dazu integriert Facility Management die Grundlagen der Betriebswirtschaft, der Architektur sowie der Verhaltens-, Rechts- und Ingenieurwissenschaften bei der Koordination des physischen Raums, mit den Menschen und mit der Arbeit der Organisation. Die Bandbreite dieser Räume reicht dabei von Wohngebäuden/Lebensräumen über Einkaufs- Sport- und Freizeitstätten bis hin zu den Arbeits-und Produktionsstätten.

Das Programm wird als CAFM-Software, CAFM-Anwendung oder als CAFM-System bezeichnet. Es gibt sogenannte integrierte Systeme, die mehrere Funktionen in sich vereinen. Diese Anwendungen werden auch als multifunktionale Systeme (oder iCAFM-Software) bezeichnet. Anwendungen mit nur einer speziellen Funktion werden als monofunktionale Anwendungen bezeichnet.

In der Branche wird zwischen Client/Server und Web-basierten Systemen unterschieden.

Bei Client/Server-Systemen können die Daten ausschließlich von fest vernetzten Computern aus eingegeben und abgerufen werden. Dazu muss eine Verknüpfung zum Laden der Applikation hergestellt werden. Zusätzlich wird eine Datenbank benötigt.

Bei einem Web-basierten CAFM-System wird neben der Datenbank lediglich ein Webbrowser benötigt und die Informationen können über ein Intranet firmenweit oder über das Internet weltweit an jedem Computer eingegeben und abgerufen werden, ohne dass etwas auf dem Computer installiert werden muss. Es wird lediglich die entsprechende Web-Adresse benötigt, mit der das System wie eine beliebige Website geöffnet wird.

Zunehmend werden CAFM-Systeme auch verstärkt zur Abbildung von Facility-Management-Prozessen verwendet. So ist es beispielsweise möglich, von einem Gebäudenutzer (z. B. einem Büroangestellten etc.) gemeldete Defekte (z. B. eine defekte Beleuchtung) als Reparaturaufträge in dem System zu hinterlegen. Diese Aufträge können dann von dem entsprechenden Fachbereich oder einer externen Firma eingesehen und bearbeitet werden. Es kann eine Auftragsverfolgung eingesetzt werden, bei der die offenen Aufträge dem Fachbereich bzw. der durchführenden Firma wieder vorgelegt werden, falls der Auftrag nach einer bestimmten Zeitspanne noch nicht erledigt sein sollte (Eskalierung). Ist ein Auftrag erledigt worden, wird er im System als erledigt vermerkt und es kann automatisch eine Erledigungsmeldung – z. B. per E-Mail – an den Auftraggeber gesendet werden. Auf diese Weise können Arbeitsvorgänge überwacht und die Kundenzufriedenheit erhöht werden.